تُعد إدارة الأعضاء من المهام الأساسية لمسؤولي النظام لضمان سير العمل داخل المنظمة بسلاسة من خلال تمكين الأشخاص المناسبين من الوصول إلى الموارد المناسبة، وتعزيز كفاءة التواصل، والحفاظ على الهيكل التنظيمي بدقة، ويقدّم هذا الدليل إرشادات خطوة بخطوة لإدارة الأعضاء وتنفيذ العمليات الفردية والجماعية بكفاءة.

إضافة الأعضاء

إضافة أعضاء جدد تتيح للمسؤولين توسيع الفريق داخل المنظمة، تعيين الأدوار، وضمان الإدراج الصحيح في الأقسام وسير العمل. هذه العملية مهمة لضمان دمج الموظفين الجدد بكفاءة.

الخطوات:

1. من لوحة تحكم المسؤول انتقل إلى الأعضاء والأقسام ثم اختر إضافة أعضاء جدد
2. عند النقر على إضافة أعضاء جدد، سيظهر نموذج حيث تحتاج إلى ملء الحقول المطلوبة مثل: الاسم، رقم الهاتف، القسم.
3. يمكنك أيضًا تقديم تفاصيل اختيارية لتعزيز ملف العضو، مثل: المسمى الوظيفي، المدير المباشر، رقم الهوية، البريد الإلكتروني، رقم الموظف.
4. انقر على تأكيد لتأكيد إضافة العضو، وسيستلم العضو إشعارًا عبر مساعد بيم يُفيد بدعوته للانضمام إلى المنظمة.

WARNING

ملاحظة: تأكد دائمًا من تعيين القسم والمدير الصحيح لضمان تواصل الأعضاء تحت الصلاحيات المناسبة.

البحث وفرز الأعضاء

تتيح ميزة البحث والتصفية للمسؤولين العثور على الأعضاء بسرعة، خصوصًا في المنظمات الكبيرة. هذا يضمن إجراء التحديثات والتواصل والتقارير بكفاءة.

الخطوات:

1. من صفحة قائمة الأعضاء، استخدم شريط البحث لكتابة اسم العضو لإجراء بحث تقريبي.
2. يمكنك أيضًا تطبيق الفلاتر حسب الحالة (نشط، غير نشط) للحصول على نتائج قريبة.

تعديل معلومات الأعضاء

تعديل معلومات الأعضاء يضمن أن السجلات محدثة ودقيقة ومتوافقة مع تغييرات المنظمة. كما يدعم دقة التواصل والتعيين الصحيح للأدوار.

الخطوات:

1. من صفحة قائمة الأعضاء، اختر عضو ثم اضغط على تعديل.
2. قم بتحديث أي من الحقول حسب الحاجة مثل: الاسم، رقم الهاتف، القسم، إلخ.

WARNING

ملاحظة: راجع ملفات الأعضاء بانتظام لضمان أن جميع المعلومات محدثة، خصوصًا للمديرين ورؤساء الأقسام.

3. إذا كنت بحاجة فقط لتحديث قسم العضو، استخدم خيار "تغيير القسم" لعملية سريعة وبسيطة.

4. بعد الانتهاء من التعديل، سيقوم النظام بمزامنة المعلومات المحدثة وإشعار العضو بذلك.

حذف الأعضاء ونقل الموارد

يكون حذف الأعضاء ضروريًا عند مغادرة الموظفين للمنظمة. يضمن النقل الصحيح للموارد استمرارية العمل، الأمان، والامتثال لسياسات المنظمة.

حذف العضو

1. من صفحة قائمة الأعضاء، اختر العضو ثم انقر على حذف.
2. عند الحذف، سيقترح النظام تلقائيًا إعادة تعيين المستندات، المجموعات، والصلاحيات لتجنب فقدان البيانات.

نقل الموارد

1. استخدم نقل الموارد لإعادة تعيين مستندات العضو أو المجموعات أثناء تغييرات الهيكل أو الصلاحيات أو مغادرة الموظف.
2. تحقق من التخصيص الصحيح لضمان استمرارية سير العمل وسلامة البيانات.

استيراد الأعضاء دفعة واحدة

توفر هذه العملية الوقت وتقلل الأخطاء اليدوية من خلال السماح للمسؤولين بإدارة عدة أعضاء دفعة واحدة. هذا مفيد بشكل خاص أثناء دمج موظفين جدد، إعادة الهيكلة، أو التحديثات واسعة النطاق.

الخطوات:

1. من صفحة قائمة الأعضاء، اختر استيراد / تصدير دفعة واحدة ثم اختر استيراد أعضاء جدد دفعة واحدة.
2. قم بتنزيل نموذج الاستيراد المقدم من النظام.
3. املأ تفاصيل الأعضاء المطلوبة وفقًا للنموذج.
4. ارفع النموذج وسيقوم النظام بالتحقق من البيانات وتكوين الأعضاء والأقسام بكفاءة.

تصدير وتعديل الأعضاء دفعة واحدة

من خلال هذه الميزة، يمكن للمسؤولين تصدير بيانات الأعضاء بالكامل لأغراض التقارير أو النسخ الاحتياطي، بالإضافة إلى تعديل معلومات الأعضاء أو أدوارهم أو الأقسام التي ينتمون إليها دفعة واحدة دون الحاجة لتعديل كل عضو على حدة.

الخطوات:

1. من صفحة قائمة الأعضاء، اختر استيراد / تصدير دفعة واحدة ثم اختر تصدير وتعديل معلومات الأعضاء.
2. قم بتصدير بيانات الأعضاء بصيغة XLS أو XLSX.
3. قم بتعديل الحقول خارج النظام، مثل: الاسم، رقم الهاتف، أو القسم.
4. بعد ذلك، أعد رفع الملف وسيقوم النظام بالتحقق من البيانات وتطبيق التحديثات تلقائيًا، مما يضمن الاتساق ويوفر الوقت.

الأخطاء الشائعة والحلول

• تم تصميم الاستيراد الجماعي للأعضاء لتسريع عمليات الانضمام والتحديث على نطاق واسع. ومع ذلك، لضمان سلامة البيانات ونجاح المعالجة، يطبق النظام قواعد تحقق صارمة.
• عندما لا يستوفي الملف المرفوع هذه المتطلبات، سيقوم النظام بإشعارك برسائل خطأ مفصلة لإرشاد المسؤولين نحو الحلول المناسبة.

WARNING

ملاحظة: احتفظ بنموذج رئيسي محدث مع رموز الأقسام وأسماء موحدة لتقليل الأخطاء.

فيما يلي أكثر الأخطاء شيوعًا التي قد تواجهها أثناء الاستيراد، مع الحلول الموصى بها:

الحقل	الخطأ	طريقة المعالجة
الاسم	الاسم غير صالح	يُسمح بالأحرف (A-Z، a-z، ى-ي، الأرقام العربية)، المسافات، الشرطة (-)، النقطة (.)، والشرطة السفلية (_) فقط.
الاسم	الاسم فارغ	لا يمكن ترك حقل الاسم فارغًا.
الاسم	طول الاسم تجاوز الحد المسموح	حقل الاسم يدعم حتى 50 حرفًا.
رمز الدولة / رقم هاتف جهة الاتصال	رمز المنطقة أو رقم الهاتف غير صالح	يرجى إدخال رمز الدولة الصحيح ورقم الهاتف المطابق له.
رمز الدولة / رقم هاتف جهة الاتصال	رمز الدولة أو رقم الهاتف فارغ	لا يمكن ترك رمز الدولة أو رقم الهاتف فارغًا.
رمز الدولة / رقم هاتف جهة الاتصال	رقم هاتف مكرر داخل المنظمة	تم العثور على رقم هاتف مطابق داخل المنظمة. قد يكون هذا المستخدم عضوًا بالفعل.
رمز الدولة / رقم هاتف جهة الاتصال	تجاوز حد الانضمام إلى المنظمات	وصل المستخدم إلى الحد الأقصى لعدد المنظمات ولا يمكنه الانضمام إلى منظمة جديدة.
رمز الدولة / رقم هاتف جهة الاتصال	رقم هاتف مكرر في ملف Excel	تم العثور على أرقام هواتف مكررة في ملف Excel. يرجى المراجعة وإعادة الرفع مرة أخرى.
القسم	الأقسام فارغة	لا يمكن ترك الأقسام فارغة.
القسم	القسم لا يبدأ من القسم الجذري	يجب أن يبدأ باسم المنظمة.
القسم	طول اسم القسم تجاوز الحد المسموح	حقل القسم يدعم حتى 50 حرفًا.
القسم	اسم القسم غير صالح	يُسمح بالأحرف (A-Z، a-z، ى-ي، الأرقام العربية)، علامة (&)، المسافات، الشرطة (-)، النقطة (.)، والشرطة السفلية (_) فقط.
القسم	فشل إنشاء القسم	فشل إنشاء القسم. يرجى التواصل مع مسؤول النظام أو إبلاغنا بالمشكلة.
القسم	تجاوز حد انضمام المستخدم إلى الأقسام	وصل المستخدم إلى الحد الأقصى لعدد الأقسام ولا يمكن تعيينه إلى أقسام إضافية.
المسمى الوظيفي	طول المسمى الوظيفي تجاوز الحد المسموح	حقل المسمى الوظيفي يدعم حتى 50 حرفًا.
المدير المباشر	رقم هاتف المدير المباشر غير صالح	يرجى إدخال رقم هاتف المدير المباشر مع علامة الجمع ورمز الدولة/المنطقة، مثال: "+966-521--".
المدير المباشر	لا يمكن تعيين المستخدم كمدير مباشر لنفسه	لا يمكنك تعيين نفسك كمديرك المباشر. يرجى اختيار شخص آخر.
المدير المباشر	المدير المباشر غير موجود	رقم هاتف المدير المباشر غير موجود. يرجى التحقق وإعادة الرفع.
وحدة الأعمال	طول وحدة الأعمال تجاوز الحد المسموح	حقل المسمى الوظيفي يدعم حتى 50 حرفًا.
البريد الإلكتروني	تنسيق البريد الإلكتروني غير صالح	يرجى إدخال عنوان بريد إلكتروني بالصيغة الصحيحة.